ANA SAYFA HAKKIMIZDA+ EĞİTİM+ DANIŞMANLIK+ BLOG İLETİŞİM

YAZAR

Gizem GENÇ ÇAĞLA

ETİKETLER

#Agile #Scrum #Kanban #Sponsor

Agile Dünyada Sponsorun Yeri

Sponsor Rolü

Sponsor genel stratejik yönü sağlayan ve proje için finansmanı / bütçeyi kontrol eden, genel hatları ile projeyi destekleyen ve sonuçlarını kuruma bildiren roldür.

Bu rol, iş sorunlarını çözebilmek ve finansal kararlar alabilmek için organizasyonda proje düzeyindeki en kıdemli iş rolüdür. Sponsor, proje, önerilen çözüm, onu sunma yaklaşımları ve en önemlisi bütçeden sorumludur.

Küçük projelerde sponsor tek bir kişi iken karmaşık organizasyon veya büyük projelerde bir yürütme komitesi ya da kurul olabilir.

Sponsor geliştirme evresinde ekibe müdahale etmez ancak hedefleri gerçekleştirmede başarısız olma durumunda projeyi sonlandırma yetkisine sahiptir.

Proje Özelinde Sorumlulukları

  • Kaynakları Yönetmek

Kaynaklardan Proje Sponsoru sorumludur. Uygun olan yerlerde kaynakları eklemeli, finans ve insan kaynakları gibi diğer departmanlardan kaynakların gerekli olduğu yerlerde etkili bir şekilde müzakere edebilmelidirler. Proje bütçesine Sponsor ihtiyaç duyulduğunda kullanıma sunulmasını sağlar. Rol tanımlarını yaparak kaynak planlamasına katkı sağlar. Sorumlulukları dahilinde proje içindeki iş rollerini uygun seviyelere kadar güçlendirmek için gerekli aksiyonları alırlar.

  • Değer-Fayda İlişkilerini Yönetmek ve Kaliteden Emin Olmak

Sürekliliğin sağlanması için kontrol mekanizmanları ve incelemeler yürürlükte olmalıdır. Bu sistemin kurulması ve takibi Sponsorun sorumluluğundadır. Tüm bu kontroller ve risk analizleri hedeflenen değere ulaşabilme potansiyelini ölçmek adına yapılır. Sponsor ilerlemeyi ve durumu değerlendirerek hedefe ulaşmadaki ivmeyi ve hareketliliği izlemelidir. Fayda ya da değer sağladığına inandığı durumlarda çıktıları onaylayabilir, canlıya alma ya da işi tamamlama kararlarını verebilir ya da iptal edebilir. Daha genel bir bakış açısıyla sürecin başından son ürünün teslimine kadar olan kalite, değer ve faydadan sorumludur.

Daha yakın zamanda daha değerli işin çıkmasını sağlamak için PO ile birikim listesi taleplerinin önceliklendirilmesi üzerinde çalışabilirler ancak PO’nun kararlarına saygı duymalıdır.

  • Risklerin Farkında Olmak

Her projenin kendine ait farklı seviyelerde riskleri olabilir. Sponsor risklerin ve değişikliklerin doğru ve yeterli bir şekilde yönetildiğinden emin olmalı ve ilgili kararları verebilmelidir.

  • İlerleme Raporlarının Takibini Yapmak

Proje Sponsorunun düzenli ilerleme raporları ve geri bildirim aldığı durumlarda, projenin bütçe dahilinde ve zamanında orijinal kapsam dahilinde başarıyla tamamlanma şansı daha yüksektir. Bu nedenle Proje Sponsoru, proje ekibiyle etkili bir iletişim kanalı açmalı ve düzenli güncellemeleri talep etmelidir. KPI’ların oluşturulması ve standardizasyonu üzerine çalışmalar yapabilir. T2M, Kalite, Üretkenlik gibi KPI raporlarını sürekli takip ederek gerekli durumlarda aksiyonları almalıdır. Bunun dışında ilerleyişten haberdar olmak için Squad raporlarını ve değer akışının görsel araçlarını (Günlük / haftalık / aylık raporlar vb.) aktif olarak takip etmelidir.

  • İsraf Maddelerinin Azaltılmasını Sağlamak

Oluşan Askı (İsraf) ve İptal (İsraf) statüsündeki iş tiplerini yakın takip eder; israfın tekrar yaşanmaması için kalıcı önlemler alınmasını sağlar.

  • Üst Yönetimin Desteğini Kazanmak

Üst Düzey Yöneticilerle doğrudan iletişim hattına sahip olmak önemli bir etki sağlar. Proje Sponsorları, küçük ayrıntılardan büyük değişiklik taleplerine kadar sürecin tüm aşamalarında projeleri için destek toplamak için bu etkiyi kullanabilir.

  • Projenin Tanıtımını Yapmak ve Yönetmek

Proje Sponsorunun projeyi sadece yönetici düzeyinde değil, proje düzeyinde de savunması önemlidir. Her düzeyde projenin önemini desteklemek, başarıya daha elverişli bir ortam sağlar. Proje sırasında birden fazla acil ya da benzer seviyede değer üretebilecek işin olma ihtimali yüksektir. Bu gibi durumlarda Sponsorun girişimi önceliklendirmesi ve uygun şekilde başlatılması beklenir. Projenin sesi olarak hizmet etmeli ve proje boyunca uygun organizasyonel önceliğin verilmesini sağlamalıdır.

  • Vizyona Uygun Hareket Etmek

İş senaryosunun geçerliliğini ve iş teklifinin uygulanabilirliğinin kontrolü de Sponsorun görevleri arasındadır. Bu nedenle projenin ilerleyişi ile ilgili sürekli güncel kalarak uygulanabilirliği kontrol altında tutmalıdır. Ayrıca iş hedeflerine sürekli uyum sağlamalı ve hedeflerle uyumlu başarı kriterlerini tanımlamalıdır.


Ekip Özelinde Sorumlulukları

  • Sorunları Gidermek

Artan sorunlara hemen yanıt vermek ve proje içindeki çatışmaların çözümü için nihai nokta olmalıdır. Çözüme ulaşmak için sorunların iletilmesi ve gerekli aksiyonların alınması ile süreci hızlandırarak ekibin hızla yoluna devam etmesini sağlayabilir. İstendiği ya da Scrum Master’ın yetki alanları dışında engellerin ortadan kaldırılması için çabalamalıdır. Aynı zamanda ekip üyelerinin de birer sorun giderici olması için destek olmalıdırlar.

  • Ekip İle Yakın İlişkiler Kurmak

Sponsor ekip ile daha yakın çalışarak (belirli periyotlarda 1–1 toplantılar yapmak gibi) ekip üyelerini sürekli iş birliğine cesaretlendirir; ekip hedeflerinin bireysel hedeflerden önemli olduğunu vurgular. Ekibin çıkardığı işleri ve süreçleri yakından takip eder ve ekibin kendi kendine organize olmasını teşvik eder ancak asla iş ataması yapmaz.

  • Ekip Üyelerinin Gelişimine Katkı Sağlamak

Ekip üyelerinin işleri ya da rolleri ile ilgili teknik/yetkinlik gereksinimleri doğrultusunda ekip üyelerinden geri bildirim alarak eğitim/gelişim aksiyon planlaması yapar. Ekip üyeleri ile yakın çalışması sayesinde performans değerlendirme sürecinde katılabilir, etkin ve şeffaf bir şekilde sürekli geri bildirim vererek ekip üyelerinin kişisel ve profesyonel gelişimlerine destek olmalıdır.

  • Güven Ortamı Yaratmak

Ekibin şeffaf ve cesaretli olması, şeffaflığın artması için ekibe güven ortamı yaratarak, organizasyon içindeki ekibin güvenilirliğini artırmak için çalışır. Tek taraflı kararlar alarak ya da buna izin vererek ekibin güvenini zayıflatmaktan kaçınmalıdır.

  • Paydaşlar ve Ekip Arasında Köprü Olmak

Genellikle Proje Yöneticisinin sorumluluğu olarak kabul edilse de Proje Sponsoru da paydaşlar ve proje ekibi arasında etkili bir bağlantı noktası olabilir. Etkinliklere katılabilir ve resmi / gayri resmi olarak ekip ve paydaşlar ile iletişim kurabilir böylece projenin ilerleyişi ve sorunları hakkında güncellemelerini takip edebilir paydaşlarının beklentilerini yönetebilirler. PO ve müşteri gruplarıyla yakın temasta olurlar, böylece müşteri memnuniyetinin takibini yapmalı ve arttırmak için çalışabilirler.

  • Ekip Toplantılarına Katılmak

Yönetim / Review (Gözden Geçirme): Bu toplantıda geri bildirimlerini daima dile getirir; ekibin kendisinden beklediği aksiyonların statülerini paylaşır.

Retrospektif: Ekibin retrospektif çıktılarında kendisine adreslenen aksiyonları düzenli takip eder; durumları hakkında bilgi verir.

Daily — Planlama — Refinement (Zengineştirme): Bu toplantılara isterse sessiz katılımcı / gözlemci olarak katılabilir.

Ekibin çağrısı ile ihtiyaç durumlarında farklı toplantılara da katılım sağlayabilir.





Sponsor Rolü Özelinde Sorumlulukları

  • Proaktif Olmak

Sponsor, projeye dahil olmak için sorunlar çıkana kadar beklememelidir. Projenin organizasyon stratejisiyle nasıl uyumlu olduğunu iyi anlarlar ve kendilerini proje ekibine görünür kılarak proje hedeflerini paylaşabilir ve yardım ve tavsiye sunabilirler. Yükselen proje sorunları için karar alma sürecinin etkili ve hızlı olmasını sağlayabilirler.

  • Sürekli Gelişim Halinde Olmak

Sponsorun ileri düzeyde proje yönetimi bilgisine sahip olması beklenir ve bu nedenle düzenli olarak organizasyon dışında da mesleki anlamda kendisini geliştirmede katılım göstermelidir.

  • Geri Bildirim Almak

Ekibin diğer üyeleri hakkında geri bildirim alınmasına rağmen, Proje Sponsoru hakkında geri bildirim daha az toplanmaktadır. Sponsorun etkinliği hakkında da düzenli geri bildirimler anketleri ya da çalışmaları yapılmalı ve çıkan sonuçlar noktasında aksiyonlar alınmalı.

  • İş Yükünü Yönetilebilir Seviyede Tutmak

Proje Sponsoru, ekibin diğer üyelerinin olabileceği şekilde bir projeye adanmamıştır. Diğer tam zamanlı sorumlulukları da olabilir ve bu nedenle çok fazla proje üstlenerek kendilerini aşırı genişletmemeleri önemlidir. Süreç içerisinde çok fazla projeye sahip olmak, performanslarını ve dolayısıyla projeyi olumsuz yönde etkileyecektir bu nedenle proje sayısı optimum seviyede tutulmalıdır.

İletişim

+90 545 597 2032
 info@projera.com

Adres

Küçükbakkalköy Mah.
Selvili Sok. No: 4/48
Ataşehir İstanbul Türkiye
PROJERA © 2021 Tüm hakları saklıdır.